دکتر حمید اکبری نور : نیلوبلاگ

مدیریت زمان به چه معناست؟

همه ما وقتی واژه مدیریت کردن زمان را می‌شنویم، می‌دانیم صحبت از استفاده بهتر از زمان به میان می‌آید. در واقع یا به دنبال این هستیم که چطور از زمانی که در اختیار داریم بیشترین استفاده را بکنیم و کمتر عمرمان را تلف کنیم. یا اینکه چطور به همه‌ی کار‌های خودمان در زمان مشخصی که میخواهیم برسیم. در حقیقت افراد به علت اینکه نمی‌توانند کار‌های خود را طبق برنامه پیش ببرند، به فکر پیدا کردن این مهارت می‌افتند. مدیریت زمان، فرایند برنامه ریزی و سازماندهی کار‌ها یا رویداد‌ها است. به عبارتی دیگر، نوعی اعمال کنترل آگاهانه بر میزان زمان صرف شده برای فعالیت‌های خاص، به ویژه با هدف افزایش اثربخشی، کارایی یا بهره‌وری است. اگر بخواهیم از تعاریف پیچیده و غیرقابل درک دوری کنیم و یک تعریف ساده و کامل در مورد مدیریت زمان داشته باشیم، می‌توانیم اینگونه بگویییم که مدیریت زمان یعنی استفاده درست و بجا از زمانی که در اختیار داریم، آن هم در جای درست و یا باز هم به طور خلاصه تر؛ کار درست در زمان درست. مدیریت زمان علاوه بر زندگی کاری، زندگی شخصی و تحصیلی ما را نیز در دنیای مدرن امروز، می‌تواند تحت تاثیر قرار دهد به گونه‌ای که حتی عده‌ای معتقد هستند مدیریت زمان خوب، مساوی است با تعادل زندگی کاری و زندگی شخصی.

آیا می‌توان زمان را مدیریت کرد؟

بعضی افراد مدیریت زمان را امری محال و غیر ممکن می‌دانند. طرفداران این تفکر معتقدند این نکته، نگران کننده و در عین حال منطقی است که نمی‌توان زمان را مدیریت کرد. اگر چه بحث زمان در مدیریت زمان به دفعات مطرح می‌شود، با وجود این زمان تنها یک عامل ثانویه در مدیریت زمان به شمار می‌آید، زیرا که عامل اساسی در مدیریت زمان واقعی باید اولویت‌های شخصی ما باشد، افراد بر اساس محیطی که در آن رشد کرده و تربیت شده اند، یک چرخه بهره وری دارند و در ساعاتی از روز از بیشترین راندمان کاری برخوردارند و ما باید این ساعات را برای خود مشخص کنیم. انسان برای نیل به اهداف شخصی و حرفه‌ای خود و برای استفاده مطلوب از زمان باید برنامه ریزی راهبردی و بلند مدت داشته باشد. پدیده دیگری که در بحث مدیریت زمان مطرح است و مانع مدیریت صحیح می‌شود دفع الوقت کردن و شایع‌ترین حالت آن تعلل در انجام کار است، علت این امر تقلید از دیگران است. تعلل، ناشی از عدم آگاهی نیست، بلکه نوعی اختلال رفتاری محسوب می‌شود. فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم مانند یک زنجیر به هم متصل اند و بر یکدیگر اثر می‌گذارند. اگر برنامه اول را نتوانیم انجام دهیم، برنامه‌های بعدی هم تحت تاثیر قرار می‌گیرند و مانند برنامه اول پیش می‌روند. مطالعات نشان می‌دهد دشوارترین مرحله برای انجام کار‌های جدید آغاز آن است.

چرا زمان و مدیریت آن مهم است؟

توانایی شما در مدیریت کردن زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی‌توانید آن را ذخیره و یا پس‌انداز بکنید و، چون از دست رفت، نمی‌توانید آن را از نو ایجاد کنید. هر کاری که بکنید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، دستاورد بیشتری نصیب می‌برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می‌گیرد. آن میزان کنترلی که از زمان در زندگی خود دارید تعیین‌کننده اصلی میزان آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هرچه بهتر بتوانید حوادث مهم و تعیین‌کننده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می‌کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می‌دهید.

مدیریت زمان چه فوایدی دارد؟

مدیریت زمان علاوه بر اینکه ما را به سوی بهره‌وری بیشتر از این منبع محدود هدایت می‌کند، فواید دیگری نیز دارد که دانستن آن‌ها انگیزه ما را در استفاده از این تکنیک کا‌رآمد، بالا می‌برد. این مزایا و فواید عبارتند از:

۱. تنظیم، اداره و صرفه جویی در زمان: وجود برنامه‌ی زمان‌بندی برای کار‌ها و فعالیت‌های روزانه قطعا موجب می‌شود که ما هم زمان‎مان را اداره و مدیریت کنیم، به‌اصطلاح تحت کنترل داشته باشیم و نتیجتا منجر به صرفه‌جویی در وقت می‌شود که این زمان به دست آمده خود نیز موجب می‌شود بتوانیم به کار‌های دیگری بپردازیم و ما توانسته‌ایم حداکثر کار‌ها در یک بازه زمانی انجام دهیم.

۲. کاهش استرس: داشتن برنامه و زمانبندی برای خرج کردن زمانتان، به شما کمک می‌کند تا از نگرانی در مورد انجام به موقع کار‌ها رها شوید.

۳. ایجاد آمادگی و توانمندی برای انجام کارها: وقتی‌که از مدیریت زمان به‌خوبی استفاده کنید و برنامه زمان‌بندی برای انجام کار‌ها داشته باشید می‌دانید که در روز و یا روز‌های این ده دقیقه چه‌کار‌هایی را باید انجام دهید و برای انجام کار‌ها آمادگی‌ها و توانمندی‌های لازم را کسب خواهید کرد و با یک آمادگی همه‌جانبه و تمام و کمال برای انجام و اجرایی کردن کار‌ها پیش خواهید رفت و این آمادگی و توانمند بودن به شما آرامش و اعتمادبه‌نفس و موفقیت عطا خواهد کرد.

۴. انجام کار‌ها در زمان تعیین‌شده و کاهش حجم فعالیت‌های کاری: از فواید و مزایای مدیریت زمان می‌توان به انجام کار‌ها در مهلت معین‌شده برای آن کار و برخورداری از کاهش حجم فعالیت‌های کاری و روزانه اشاره کرد، با توجه برنامه‌ریزی زمانی هر کاری را در زمان و وقت مختص به خودش پیگیری و اجرایی می‌کنیم و از به وجود آمدن حجم زیادی از کار‌های انجام نشده و به تعویق و تأخیر افتاده که می‌تواند به شکل زنجیروار به کار‌ها و فعالیت‌های ما متصل شود و کلیه فعالیت‌های ما را تحت‌الشعاع خود قرار دهد جلوگیری می‌کند و باعث می‌شود هر کاری در بازه زمانی خودش با آمادگی قبلی انجام شود که این رویه باعث می‌شود درمجموع فعالیت‌های کاری و روزانه ما بدون تلنبار شدن به‌پیش برود و شاهد رشد روزافزون حجم کار‌ها و فعالیت‌های انجام نشده نخواهیم بود. زمانی که هر کاری در ساعت خودش انجام شود یک سبکی و چابکی را به ما و کار‌های ما و زندگی ما می‌دهد.

۵. نظارت و آگاهی داشتن بر فعالیت‌ها: وجود برنامه زمانی به ما این امکان را می‌دهد که توان نظارتی بهتر و بیشتری را روی کار‌هایی که باید انجام دهیم به ما می‌دهد، یعنی ما می‌توانیم با نظارت و ارزیابی خود از کار‌ها آن‌ها را اولویت‌بندی و تقسیم‌بندی کنیم و همچنین کار‌های انجام‌شده یا کار‌هایی که باید انجام دهیم را بررسی و نظارت کنیم و هم‌چنین آگاهی تمام و کمال و صددرصدی از کار‌ها و فعالیت‌های انجام‌شده و یا کار‌ها و فعالیت‌هایی که باید انجام شود خواهیم داشت و با آگاهی از کار‌ها و فعالیت‌ها تشخیص می‌دهیم که چه کاری در چه زمانی با چه کیفیت و کمیتی انجام دهیم.

۶. ایجاد اثربخشی و بهره‌وری در کارها: بهره‌وری عبارت است از کارایی به‎علاوه اثربخشی، وقتی‌که از برنامه زمانی استفاده کنیم قطعا و حتما تبدیل به افرادی بهره‌ور می‌شویم در انجام کار‌ها بازدهی کار ما بیشتر خواهد بود. به‌صورت اثربخش عمل خواهیم کرد و برای رسیدن به اهداف مدنظر، راه را آسان و سریع خواهد کرد. حرکت پرشتاب به سمت اهداف خواهیم داشت و به‌هیچ‌وجه دچار وقفه در عملکرد نخواهیم شد.

۷. جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت و تعلل در کارها: نمی‌شود گفت که باوجود برنامه‌ریزی جامع برای فعالیت‌ها و هدفمند بودن در کار‌ها و زندگی ما دچار ناامیدی و پشیمانی و حسرت و اتلاف در وقت و تعلل در کار‌ها خواهیم شد. ما می‌توانیم به‌راحتی و به‌درستی با یک برنامه جامع زمانی از کار‌ها جلوی اتلاف وقت و هزینه را بگیریم مانع از تلنبار شدن کار‌های انجام‌نشده شویم که در انتها برای حسرت و پشیمانی شکست به بار خواهد آورد. یعنی برنامه زمانی کار‌ها ما را اتوماتیک وار مصون می‌کند بروز پشیمانی و حسرت وقفه در کار‌ها و ما روی روال معین و مشخصی کار‌ها به نحو احسن و به شکل شایسته انجام خواهیم داد.

۸. به دست آوردن فرصت‌های بیشتر: شما با مدیریت زمان، وقت کمتری را در فعالیت‌های بی‌اهمیت به هدر می‌دهید، در نتیجه فرصت بیشتری در اختیار دارید.